Vous avez pas l'impression qu'il n'y a jamais assez d'heures dans une journée ? C'est d'autant plus vrai pour les personnes impliquées dans la gestion de projets. La quantité apparemment infinie de données, de post-it, de feuilles de calcul et de dossiers interminables peut sembler insurmontable dans le meilleur des cas. Pour beaucoup, bien que le nouveau style de travail hybride ait apporté des avantages considérables en termes de liberté individuelle, il n'a fait qu'exacerber le stress lié à la nécessité de travailler efficacement en équipe.
Même si vous êtes au bureau, il peut être très difficile d'assurer la coordination entre les différents services, de répartir équitablement la charge de travail, de suivre l'avancement des tâches et de partager les ressources, tout en respectant le budget et les délais impartis. Une gestion efficace est l'un des facteurs les plus importants qui peuvent conduire au succès - ou à l'échec - d'un projet. Une gestion inefficace peut avoir les conséquences suivantes :
Un logiciel de gestion de projet regroupe tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit. Les meilleurs logiciels du secteur prennent en compte tous les éléments distincts qui sont tellement importants pour la réussite d'un projet (mais qu'il est si facile de perdre de vue) et les intègrent tous dans une interface unique et conviviale. L'attribution des tâches, le suivi de l'avancement et des ressources, le budget, les rapports, la collaboration et les fichiers essentiels sont tous à portée de clic pour tous ceux qui en ont besoin.
Examinons de plus près quelques-unes des façons dont les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider :
La plateforme de HubSpot se compose de six produits principaux : marketing, vente, service client, gestion de contenu, opérations et commerce. Au sein de ce logiciel se trouve Projects, un outil de gestion de projet simple qui supprime les fonctionnalités inutiles, se concentrant uniquement sur ce qui est essentiel pour accomplir votre travail. Vous avez la possibilité de créer plusieurs projets, superviser les membres de l'équipe, créer de nombreuses tâches et les déléguer à n'importe qui au sein de votre équipe.
À mesure que vos besoins évoluent, c'est là que HubSpot brille vraiment. Étant intégré à un outil de marketing complet, vous aurez accès à plus que de simples fonctionnalités de gestion de projet. Vous pourrez collecter des informations de contact à l'aide de formulaires, maintenir l'engagement des leads grâce au marketing par e-mail, diffuser des messages ciblés via des pages de destination et améliorer l'interaction avec les visiteurs du site Web grâce au chat en direct. Si vous constatez qu'une fonctionnalité particulière est manquante, comme un diagramme de Gantt, vous pouvez facilement la trouver dans le App Marketplace de HubSpot, qui propose plus de 1 500 applications.
Il est également très simple de commencer avec HubSpot Projects, ce qui est contraire à de nombreux autres outils de gestion de projet compliqués. Même si vous n'êtes pas un expert en technologie, vous pouvez facilement comprendre sa fonction de liste de base. Les membres de l'équipe peuvent rapidement s'adapter, surtout avec la fonction de glisser-déposer qui facilite l'organisation des tâches et des projets. Bien qu'il existe de nombreux plans et options différents, vous pouvez commencer par le plan gratuit pour voir comment HubSpot vous aide. Ensuite, au fur et à mesure de vos besoins, il est facile de passer à un plan supérieur et d'obtenir des fonctionnalités supplémentaires.
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Si votre équipe a besoin d'un outil polyvalent de gestion de projet, que vous utilisiez des méthodes Agiles ou non, ClickUp est un excellent choix. Il dispose de nombreux outils que vous pouvez ajuster pour répondre aux besoins de votre projet et suivre les progrès, afin de pouvoir allouer les ressources de manière précise.
Une fonctionnalité remarquable qui distingue ClickUp est sa fonctionnalité de vue Chat. Similaire aux plateformes de messagerie populaires telles que Microsoft Teams ou Slack, elle permet à vous et à votre équipe de communiquer en temps réel, de discuter des mises à jour du projet, de partager des fichiers et de résoudre les problèmes de manière transparente, le tout sans avoir à quitter l'environnement de gestion de projet. En centralisant la communication au sein de ClickUp, vous pouvez rester concentré et organisé, réduisant les distractions et augmentant l'efficacité globale.
Bien que ClickUp puisse sembler déroutant à première vue, vous découvrirez rapidement qu'il devient beaucoup plus convivial une fois que vous avez saisi vos données de tâches de base. La plateforme prend l'initiative de remplir diverses vues de projet pour vous, réduisant ainsi considérablement le processus de configuration. La gestion des tâches devient également un jeu d'enfant avec l'aide de l'assistance AI, qui génère des descriptions de tâches et des sous-tâches, ce qui se traduit par des flux de travail plus fluides. De plus, ClickUp University propose des parcours d'apprentissage sur mesure conçus pour différents niveaux de compétence, offrant un soutien personnalisé pour vous aider à naviguer dans la courbe d'apprentissage et à maîtriser la plateforme en toute confiance.
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Monday.com offre tout ce dont vous avez besoin, et plus encore, dans un outil de gestion de projet. Vous pouvez utiliser cet outil de gestion de projet basé sur le cloud pour créer et personnaliser des flux de travail, collaborer avec les membres de l'équipe en temps réel, assigner des tâches, fixer des dates d'échéance, suivre les progrès, et bien plus encore. De plus, la plateforme fournit des rapports visuels et des analyses pour vous aider à mieux comprendre les performances du projet et à identifier les domaines à améliorer. Monday.com dispose également de nombreuses intégrations, notamment Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive, Dropbox, Asana, Trello, QuickBooks, Shopify et bien d'autres. Ils travaillent également avec des applications populaires de suivi du temps telles que Clockify, Timely, Toggl et Harvest afin que les équipes puissent suivre le temps qu'elles consacrent aux différentes tâches et projets. Monday.com dispose de plus de 50 intégrations, ce qui vous permet de transformer votre tableau de bord Monday.com en votre centre de travail personnel
Monday.com est un excellent outil de gestion de projet qui offre à la fois flexibilité manuelle et automatisation. Vous pouvez tout personnaliser et automatiser avec facilité, que vous l'utilisiez pour suivre les tâches hebdomadaires ou pour gérer des projets plus complexes et continus. L'approche de Monday.com est loin d'être unique, car ses tableaux sont entièrement personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe. En définissant des routines et en laissant l'application s'occuper du reste, vous pouvez rationaliser la gestion des projets sans utiliser de feuilles de calcul ou un suivi manuel. Vous pouvez même utiliser un code couleur et étiqueter les tâches en fonction de leur priorité (rouge pour les tâches urgentes, jaune pour celles en cours, vous voyez ce que je veux dire). Vos yeux se fatiguent ? N'hésitez pas à passer en mode sombre ou nocturne. De plus, Monday.com propose des tutoriels pour aider les utilisateurs à se familiariser avec des fonctionnalités complexes telles que les intégrations, les plugins et l'automatisation du flux de travail, ce qui en fait un excellent choix, même pour les novices en matière d'outils de gestion de projet.
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De nombreux systèmes de gestion de projet offrent une intégration complète avec des logiciels tiers. L'un des principaux arguments de vente de ces systèmes est qu'ils permettent une gestion complète du projet à partir d'une interface unique. Ainsi, les courriels et autres plateformes de communication telles que Slack, les logiciels de comptabilité, les CRM et autres peuvent généralement être intégrés dans un système de gestion de projet.
Étant donné que de nombreux systèmes de gestion de projet de premier plan sont régulièrement adoptés par des entreprises classées au Fortune 100, le besoin d'une protection avancée des données est élevé. C'est pourquoi il est si important d'avoir un nom de confiance dans l'industrie. De nombreuses entreprises sont certifiées ISO et détiennent, entre autres, le bouclier de protection de la vie privée UE-États-Unis pour les échanges des données personnelles. Comme toujours, il est important que tous les employés mettent en œuvre des mesures de protection des données solides et bénéficient d'une formation complète.
Comme pour tout nouveau logiciel, une période de rodage plus ou moins longue est à prévoir. Les fonctions de base d'un logiciel de gestion de projet sont souvent assez simples à prendre en main. Pour les fonctions plus avancées, il faudra peut-être un peu plus de temps à l'ensemble de l'équipe pour s'y retrouver. Cependant, l'énorme avantage est qu'il peut s'agir du seul et unique logiciel que vous aurez besoin d'utiliser. Le fait d'avoir tout en un seul endroit élimine la nécessité de maîtriser toutes sortes de programmes différents, ce qui accroît l'efficacité en termes de gestion de projet et de formation continue.
Le coût peut varier considérablement d'un système de gestion de projet à l'autre. Les variables les plus importantes sont généralement la taille de votre équipe et les fonctions avancées que vous souhaitez inclure. En tant que chef de projet, il est important de prendre en compte le coût de tout nouveau système et de veiller à ce que le budget soit raisonnable. Heureusement, à condition que le système soit adapté à la taille et aux besoins de votre équipe, le prix sera probablement entièrement compensé par l'augmentation de la productivité et du taux de réussite de vos projets. N'oubliez pas qu'en moyenne, 12 % d'un budget est gaspillé en raison de l'inefficacité de la gestion, un chiffre qui devrait être considérablement réduit grâce à un logiciel de gestion de projet adéquat.
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